๑. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์
ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง ชุดคำนั่งที่เขียนขึ้นด้วยภาษาของคอมพิวเตอร์ ใช้สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามความต้องการของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ต่าง ๆ กล่าวคือ ซอฟต์แวร์เป็นสิ่งที่ผู้ใช้มองไม่เห็นและสัมผัสไม่ได้ แต่สามารถรับรู้การทำงานได้ ต่างจากฮาร์ดแวร์ (Hardware)
๒. ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software) หมายถึง โปรแกรมที่ทำหน้าที่จัดการกับระบบคอมพิวเตอร์ กล่าวคือ โปรแกรมควบคุมและประสานการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ แบ่งออกเป็น ๒ ประเภท คือ
๒.๑ ระบบปฏิบัติการ (Operatin system) หรือเรียกย่อๆ ว่า โอเอส (OS) ทำหน้าที่ควบคุมและประสานการทำงานระหว่างอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ได้แก่ หน่วยรับเข้า หน่วยประมวลผลกลาง หน่วยความจำหลัก หน่วยความจำรอง และหน่วยส่งออก นอกจากนี้ยังเป็นตัวกลางเชื่อมโยงและสนับสนุนคำสั่งระหว่างฮาร์ดแวร์และ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ นิยมเรียกว่า แพลตฟอร์ม (platform) โดยมีรูปแบบการติดต่อกับผู้ใช้งาน และประเภทของระบบปฏิบัติการดังนี้
๑) แบบบรรทัดคำสั่ง (command – line interface) เป็นรูปแบบการติดต่อในยุคแรก ๆ โดยผู้ใช้ต้องพิมพ์คำสั่งให้ระบบปฏิบัติการทำอย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ ทำให้ไม่สะดวกต่อการใช้งาน ได้แก่ ระบบปฏิบัติการดอส (DOS) เช่น
cd\ ทำการย้ายการทำงานไปที่ไดรฟ์ C
c:\>dir ทำการแสดงรายชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดที่อยู่ในไดรฟ์ C
๒) แบบกราฟิก (graphic user interface: GUI) เป็นรูปแบบการติดต่อกับผู้ใช้งาานโดยการใช้รูปภาพเล็ก ๆ เป็นสัญลักษณ์แทนไฟล์หรือโปรแกรม ที่เรียกว่า รายการเลือก (menu) หรือไอคอน (Icon) ผู้ใช้สามารถสั่งงานได้โดยใช้เมาส์คลิกที่รูปภาพนั้น เพื่อเปิดไฟล์หรือโปรแกรมต่าง ๆ ทำให้ใช้งานสะดวก สวยงาม ได้รับความนิยมสูง
๒. ประเภทของระบบปฏิบัติการ แบ่งออกเป็น ๓ ประเภท ดังต่อไปนี้
๒.๑ ระบบปฏิบัติการแบบเดี่ยว (stand – alone operating system) เป็นระบบปฏิบัติการที่ใช้กับเครื่องส่วนบุคคลหรือโน้ตบุ๊กคอมพิวเตอร์ กล่าวคือเป็นระบบปฏิบัติการของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำงานโดยไม่มีการเชื่อม ต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น แต่ปัจจุบันระบบปฏิบัติการแบบเดี่ยวได้ขยายขีดความสามารถให้รองรับการเชื่อม ต่อกันเป็นระบบเครือข่ายได้ ตัวอย่างระบบปฏิบัติการแบบเดี่ยว มีดังต่อไปนี้
(๑) ระบบปฏิบัติการแบบดอก (Disk Operating System : DOS) เป็นระบบปฏิบัติการที่ติดต่อกับผู้ใช้แบบบรรทัดคำสั่ง โดยระบบปฏิบัติการดอสรุ่นแรกเกิดจากความร่วมมือระหว่างบริษัทไอบีเอ็มและ บริษัทไมโครซอฟท์ ใช้ชื่อระบบปฏิบัติการว่า PC-DOS ต่อมาบริษัทไมโครซอฟต์ได้พัฒนาระบบปฏิบัติการดอสของตนเองขึ้นมา ใช้ชื่อว่า MS-DOS
(๒) ระบบปฏิบัติการไมโครซอฟต์วินโดวส์ (Microsoft Windows) พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต์ ติดต่อกับผู้ใช้ด้วยรูปแบบกราฟิก นอกจากนี้บริษัทไมโครซอฟต์ยังพัฒนาซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำงานภายใต้ระบบ ปฏิบัติการวินโดวส์หลายด้าน เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล เป็นต้น ทำให้ผู้ใช้งานระบบปฏิบัติการไมโครซอฟต์วินโดวส์อย่างแพร่หลาย ได้แก่ window3.0, 3.1, 3.11, Windows95, 98 Me, WindowsNT, 2000, XP, Vista, Seven
(๓) ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์ (UNIX) เป็นระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้ในกลุ่มผู้ที่มีความรู้ความสามารถด้าน คอมพิวเตอร์ค่อนข้างมาก ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่รองรับการทำงานของผู้ใช้งานหลายคนในเวลาเดียว กัน (multi-user) ปัจจุบันมีการพัฒนาระบบที่สนับสนุนการใช้งานทั้งแบบเดี่ยวและแบบเครือข่าย และสามารถใช้ไฟล์ร่วมกับระบบปฏิบัติการอื่นๆ ได้ เช่น DOS, Microsoft Windows, OS/2, Minix, NFS, System V เป็นต้น
(๔) ระบบปฏิบัติการแมคอินทอช (Macintosh Operating System: Mac OS) ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของแมคอินทอชเท่านั้น ของบริษัท Apple ถือเป็นระบบปฏิบัติการแรกที่ทำงานด้านกราฟิกได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบปฏิบัติการประเภทนี้ติดต่อกับผู้ใช้โดยรูปแบบกราฟิก มีความสามารถในการทำงานได้หลายโปรแกรมในเวลาเดียวกัน เหมาะกับงานในด้านสิ่งพิมพ์ กราฟิก และศิลปะ
(๕) ระบบปฏิบัติการลินุกซ์ (Linux) มีลักษณะคล้ายกับระบบปฏิบัติการยูนิกซ์แต่มีขนาดเล็กและทำงานได้เร็วกว่า เป็นระบบปฏิบัติการที่เปิดเผยโค้ด (open souce software) ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดโค้ดไปใช้งาน แก้ไข หรือจำหน่ายได้ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย ต่อมามีผู้พัฒนาระบบปฏิบัติการลินุกซ์โดยเพิ่มความสามารถให้ใช้ระบบเครือ ข่ายได้ ผู้ที่ต้องการใช้งานต้องดาวน์โหลดมาโดยเสียค่าใช้จ่ายด้วย
๒.๒ ระบบปฏิบัติการแบบเครือข่าย (Network operating system)เป็น ระบบปฏิบัติการที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการงานด้านการสื่อสารระหว่าง คอมพิวเตอร์ และช่วยให้คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่ออยู่ในเครือข่ายสามารถใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ ร่วมกันได้ เช่น ฮาร์ดแวร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องแสกนเนอร์ เป็นต้น รองรับผู้ใช้งานได้หลายคน มีระบบป้องกันการสูญหายของข้อมูล ใช้หลักการประมวลผลแบบไคลแอนด์เซิร์ฟเวอร์ (client server system) กล่าวคือ เครื่องแม่ข่าย (server) ให้บริการแก่เครื่องลูกข่าย (client) ได้หลายเครื่องในเวลาเดียวกัน มีดังต่อไปนี้
(๑) ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ เซิร์ฟเวอร์ (Windows server) เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต์ ออกแบบเพื่อใช้งานกับระบบเครือข่ายขององค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง นิยมติดตั้งกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็นเครื่องแม่ข่ายที่ให้บริการข้อมูล และโปรแกรมกับเครื่องลูกข่าย ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ เซิร์ฟเวอร์มีการพัฒนาต่าง ๆ อย่างต่อเนื่อง ได้แก่ Windows NT, Windows 2000 และ Windows Server 2003 และ Windows Server 2008
(๒) ระบบปฏิบัติการโอเอสทู วาร์ป (OS/2 Warp Server) เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนาโดยบริษัทไอบีเอ็ม ใช้เป็นระบบควบคุมเครื่องแม่ข่าย ติดต่อกับผู้ใช้รูปแบบกราฟิก ไม่ค่อยได้รับความนิยม เมื่อปี ๒๕๔๙ บริษัทไอบีเอ็มจึงเลิกพัฒนา ปี พ.ศ. ๒๕๔๘ บริษัทเซเรนิตีซิสเต็ม (Serenity System) ได้พัฒนาระบบปฏิบัติการดังกล่าว ใช้ชื่อว่า eComStation โดยรุ่นแรกคือ 1.2R และรุ่นล่าสุดคือรุ่น 2.0RC7 Silver วางจำหน่ายเดือน ส.ค. ๒๕๕๒
(๓) ระบบปฏิบัติการโซลาริส (Solaris) เป็นระบบปฏิบัติการเครือข่ายที่อยูในตระกูลเดียวกับระบบปฏิบัติการยูนิกซ์ พัฒนาขึ้นโดยบริษัทซัน ไมโคร ซิสเต็ม ออกแบบมาเพื่อใช้งานด้านพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือการขายสินค้าบนอินเทอร์เน็ต ในอนาคตระบบปฏิบัติการโซลาริสมีโครงการจะพัฒนาเป็นระบบปฏิบัติการที่เปิดเผย โค้ด (Open Source)
๒.๓ ระบบปฏิบัติการแบบฝัง (Embedded Operating System) เป็นระบบปฏิบัติการที่ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์พกพา ได้แก่ พีดีเอ ปาล์ม โทรศัพท์มือถือ ซึ่งระบบปฏิบัติจะถูกเก็บไว้ในรอม (ROM) ของเครื่อง ใช้หน่วยความจำน้อย
(๑) ระบบปฏิบัติการปาล์ม (Plam OS) เป็นระบบปฏิบัติการที่ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์แบบพกพา ที่เรียกว่า เครื่องปาล์ม พัฒนาโดยบริษัทปาล์มซอร์ซ (Palm Inc.)
(๒) ระบบปฏิบัติการพ็อกเก็ตพีซี (Pocket PC OS) เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต์ เพื่อควบคุมอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ขนาดเล็ก มีรูปแบบการติดต่อกลับผู้ใช้โดยรูปแบบกราฟิก สนับสนุนการทำงานแบบการใช้งานได้หลายงานในเวลาเดียวกัน (multi-tasking) เช่น ท่องเว็บหรือค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตได้พร้อมกับการฟังเพลง หรือตรวจเช็กอีเมล เป็นต้น
(๓) ระบบปฏิบัติการซิมเบียน (Symbian OS) เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนาโดยบริษัท ซิมเบียน ออกแบบมาเพื่อรองรับเทคโนโลยีการสื่อสารแบบไร้สาย โดยเฉพาะโทรศัพท์มือถือประเภทสมาร์ตโฟน มีรูปแบบการติดต่อกับผู้ใช้งานโดยรูปแบบกราฟิก สนับสนุนการทำงานแบบการใช้งานหลายงานในเวลาเดียวกัน
๒.๒ โปรแกรมอรรถประโยชน์ (utility program)
เป็น ซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เฉพาะอย่าง เพื่อจัดการงานพื้นฐานและบริการต่าง ๆ เช่น การจัดเรียงข้อมูล (sort) การรวมแฟ้มข้อมูลที่จัดเรียงลำดับแล้วเข้าด้วยกัน (merge) หรือย้ายข้อมูลจากอุปกรณ์รับหนึ่งไปยังอุปกรณ์หนึ่ง รวมทั้งสามารถจัดการกับฮาร์ดแวร์โดยตรง โปรแกรมอรรถประโยชน์ส่วนใหญ่จะถูกรวมอยู่ในระบบปฏิบัติการอยู่แล้ว สามารถแบ่งออกได้ ๒ ประเภท ดังต่อไปนี้
๑) โปรแกรมอรรถประโยชน์สำหรับระบบปฏิบัติการ (OS utility programs) เป็นโปรแกรมที่ติดตั้งมาพร้อมระบบปฏิบัติการอยู่แล้ว อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกับฮาร์ดแวร์ ตัวอย่างโปรแกรม มีดังนี้
๑.๑) โปรแกรมจัดการไฟล์ (file manager) เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการไฟล์ เช่น การคัดลอแฟ้มข้อมูล เปลี่ยนชื่อแฟ้มข้อมูล ลบแฟ้มข้อมูล การเรียกใช้งานโปรแกรมต่าง ๆ ได้อย่างสะดวก นอกจากนี้ ระบบปฏิบัติการรุ่นใหม่ ๆ ได้เพิ่มความสามารถการแสดงไฟล์เป็นรูปภาพเหมือนจริง (image view) ทำให้การใช้งานมีความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
ภาพ ไฟล์เมเนเจอร์ของระบบปฏิบัติการต่าง ๆ
๑.๒) โปรแกรมยกเลิกการติดตั้งโปรแกรม (uninstaller) เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการนำโปรแกรมและส่วนประกอบของโปรแกรมที่ติดตั้งไว้ใน ระบบออกจากเครื่องคอมพิวเตอร์ ส่วนใหญ่บริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์จะติดตั้งโปรแกรมยกเลิกการติดตั้งโปรแกรมไว้ เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมประยุกต์อยู่แล้ว
๑.๓) โปรแกรมแสกนดิสก์ (disk scanner) เป็นโปรแกรมช่วยตรวจสอบความเสียหายหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นกับฮาร์ดดิสก์ คือ เมื่อใช้ฮาร์ดดิสก์เป็นเวลานาน มักเกิดส่วนที่เสียหาก ที่เรียกว่า bad sector ส่งผลให้การทำงานของฮาร์ดดิสก์ช้าลง ทำให้การบันทึกหรือเขียนข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ยากขึ้น ดังนั้น ผู้ใช้สามารถใช้โปรแกรมดังกล่าวตรวจสอบฮาร์ดดิสก์ เพื่อค้นหาส่วนที่เสียหาย ไฟล์ที่มีข้อผิดพลาด และซ่อมแซมส่วนที่เสียหายได้
๑.๔) โปรแกรมจัดเรียงพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของฮาร์ดดิสก์ (disk defragmenter) เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดเรียงข้อมูลให้เป็นระเบียบ ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ได้อย่างรวดเร็ว กล่าวคือ เมื่อมีการเรียกใช้งานฮาร์ดดิสก์ของคอมพิวเตอร์นั้นบ่อยๆ ไฟล์จะถูกจัดเก็บกระจัดกระจาย ไม่เป็นระเบียบ และไม่ได้อยู่เป็นกลุ่มก้อนเดียวกัน เมื่อต้องการเรียกใช้อีกภายหลังจะทำให้เวลาในการดึงข้อมูลนั้นๆ ช้าลง นั่นเอง โปรแกรมดังกล่าวจึงช่วยจัดเรียงไฟล์ต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบ
๑.๕) โปรแกรมรักษาหน้าจอ (screen saver) เป็นโปรแกรมสำหรับรักษาและช่วยยืดอายุการใช้งานจอภาพของคอมพิวเตอร์ กล่าวคือ การเปิดจอภาพของคอมพิวเตอร์ให้ทำงานและปล่อยทิ้งไว้ให้แสดงภาพเดิมโดยไม่มี การเคลื่อนไหวใด ๆ เป็นเวลานาน จะทำให้เกิดรอยไหม้บนสารเรืองแสงที่ฉาบผิวจอ และไม่สามารถลบออกไปได้ ถ้าปล่อยทิ้งไว้นานจะส่งผลให้อายุการใช้งานของหน้าจอคอมพิวเตอร์สั้นลง ในการใช้โปรแกรมดังกล่าวผู้ใช้สามารถตั้งค่าระยะเวลาให้โปรแกรมตรวจสอบ และเริ่มทำงานได้ หากไม่มีการเคลื่อนไหวใดๆ ของภาพ เช่น ๕ นาที หรือ ๑๐ นาที เป็นต้น เมื่อเราขยับเมาส์ หรือเริ่มที่จะทำงานใหม่ โปรแกรมนี้จะปิดอัตโนมัติ
๒) โปรแกรมอรรถประโยชน์อื่น ๆ (Standalone utility programs) เป็นโปรแกรมที่ช่วยให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างโปรแกรม ดังนี้
๒.๑) โปรแกรมบีบอัดไฟล์ (file compression utility) เป็นโปรแกรมที่บีบอัดไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ให้มีขนาดเล็กลง ไฟล์ที่ได้จากการบีบอัดไฟล์เรียกว่า ซิปไฟล์ (zip file) เช่น WinZip, Winrar เป็นต้น
๒.๒) โปรแกรมไฟร์วอลล์ (firewall) เป็นโปรแกรมที่ป้องกันบุคคลภายนอกเข้ามาในระบบโดยไม่รับอนุญาตทั้งจากระบบ เครือข่ายอินทราเน็ตและอินเทอร์เน็ต โดยโปรแกรมจะทำการตรวจสอบ
๒.๓) โปรแกรมป้องกันไวรัส (anti virus program) การใช้งานคอมพิวเตอร์ที่มีผู้ใช้หลายคนหรือใช้ระบบเครือข่าย มักเจอปัญหาไวรัสคอมพิวเตอร์
ซึ่งไวรัสเป็นโปรแกรมที่ผู้ไม่ประสงค์ดี พัฒนาขึ้นมาเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ เช่น บูตระบบช้าลง ไม่สามารถเรียกใช้โปรแกรมได้สมบูรณ์ ทำให้คอมพิวเตอร์ค้าง (Hang) หรือมีข้อความขึ้นบนหน้าจออัตโนมัติได้เอง เพื่อสร้างความรำคาญ ก่อกวนการทำงานของผู้ใช้ เป็นต้น ดังนั้น บริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์จึงได้พัฒนาโปรแกรมขึ้นเพื่อค้นหาและกำจัดไวรัส คอมพิวเตอร์ หรือที่เรียกว่า โปรแกรมป้องกันไวรัส ซึ่งแบ่งออกเป็น ๒ ประเภท ดังนี้
(๑) แอนตี้ไวรัส เป็นโปรแกรม เป็นโปรแกรมป้องกันไวรัสทั่วๆ ไป จะค้นหาและทำลายไวรัสในเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น McAfee VirusScan, Kaspersky, AVG AntiVirus, Panda Titanium เป็นต้น
(๒) แอนตี้สปายแวร์ เป็นโปรแกรมป้องกันการโจรกรรมข้อมูลจากไวรัสปลายแวร์ และแฮ็กเกอร์ รวมถึงแอดแวร์ (adware) ซึ่งเป็นป๊อบอัพโฆษณาในอินเทอร์เน็ต เช่น McAfee AntiSpyware, Ad-Aware SE Pro, Spyware BeGone เป็นต้น
อย่าง ไรก็ดี ไวรัสคอมพิวเตอร์เกิดขึ้นใหม่ตลอดเวลา ผู้ใช้ต้องปรับปรุงโปรแกรมอย่างสม่ำเสมอ เพื่อรับมือและหาวิธีการป้องกันไวรัสตัวใหม่ ๆ ได้ทันท่วงที การใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์จึงจะสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
การเลือกใช้ระบบปฏิบัติการสำหรับคอมพิวเตอร์
๑. สำรวจความต้องการใช้โปรแกรมประยุกต์ของผู้ใช้ว่า โปรแกรมประยุกต์ที่ต้องการใช้นั้นใช้กับระบบปฏิบัติการใด
๒. สำรวจความเหมาะสมกับฮาร์ดแวร์ หน่วยประมวลผลกลาง (ซีพียู) ความจุหน่วยความจำหลัก (รอม, แรม) และขนาดความจุของฮาร์ดดิสก์ ซึ่งระบบปฏิบัติการทุกชนิดจะบอกคุณลักษณะของคอมพิวเตอร์ที่ต้องการ (system requirement)
๓. งบประมาณในการจัดซื้อระบบปฏิบัติการ
๔. ศึกษาข้อมูลการให้บริการหลังการขายและระยะเวลาในการรับประกัน
ตัวอย่างคุณลักษณะคอมพิวเตอร์ที่ต้องการของระบบปฏิบัติการวินโดวส์ เช่น
๓. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (application software)
หมายถึง โปรแกรมที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานเฉพาะอย่างตามต้องการของผู้ใช้ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ได้รับความนิยม เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมกาคำนวณ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล โปรแกรมค้นหาข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต เป็นต้น ซึ่งซอฟต์แวร์ประยุกต์สามารถแบ่งเป็น ๒ ประเภท ได้แก่ ซอตฟ์แวร์ประยุตก์เฉพาะงาน และซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป
๓.๑ ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน (application software for specific purpose) เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยเฉพาะ ออกแบบและสร้างขึ้นโดยผู้ผลิตซอฟต์แวร์ที่มีความชำนาญในด้านนั้น ๆ หรือพัฒนาโดยบุคลากรฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร โดยผ่านการวิเคราะห์ ออกแบบ ลงมือสร้าง และทดสอบโปรแกรมให้สามารถทำงานได้ถูกต้องก่อน จึงจะสามารถนำมาใช้งานได้ เช่น โปรแกรมคำนวณภาษีของกรมศุลกากร โปรแกรมฝากถอนเงินของธนาคาร โปรแกรมระบบสินค้าของห้างสรรพสินค้า เป็นต้น
๓.๒ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป (general purpose software) เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานให้เหมาะสมกับลักษณะงานของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ เช่น การจัดพิมพ์รายงาน การนำเสนองาน การจัดทำบัญชี การตกแต่งภาพ การออกแบบเว็บไซต์ เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไปสามารถแบ่งออกได้เป็น ๖ ประเภท ดังต่อไปนี้
๑) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (database management software) เป็นโปรแกรมจัดการกับข้อมูลให้เป็นระบบ ง่ายต่อการจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการค้นข้อมูล ปรับปรุงข้อมูล การเพิ่มข้อมูล และการลบข้อมูล เช่น Dbase, Paradox, Foxbase, Microsoft Access เป็นต้น
โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลจะเก็บข้อมูลในรูปแบบของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน แต่ละตารางจะประกอบด้วยแถวที่เรียกว่า ระเบียน หรือเรคคอร์ด (recode) และคอลัมน์ที่เรียกว่า ฟิลด์ (field) แต่ละเรคคอร์ดประกอบด้วยฟิลด์ของข้อมูลที่ต้องการเก็บ เช่น ฐานข้อมูลโรงเรียน จะมีการจัดเก็บประวัตินักเรียน ซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูล ได้แก่ เลขประจำตัว ชื่อ นามสกุล วันเกิด เพศ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์
